12 perguntas para fazer ao seu software odontológico antes que um paciente faça a você
Seu software guarda prontuário, radiografia e foto de paciente — dado sensível pela LGPD. Um roteiro de 12 perguntas objetivas para auditar o fornecedor, com o que uma resposta boa parece em cada uma.
Existe uma assimetria desconfortável no mercado de software de saúde: quem responde legalmente pelo dado do paciente é a clínica, e quem guarda o dado é o fornecedor. Se vazar, o paciente procura você, o conselho procura você e o regulador procura você. O contrato com o fornecedor divide prejuízo depois; ele não divide a conversa difícil.
Por isso vale ter um roteiro. Estas doze perguntas não são técnicas — são perguntas de dono de clínica, e cada uma vem com o que uma resposta boa parece. Use com o seu fornecedor atual antes de usar com o próximo.
Acesso: quem vê o quê
1. Dá para a recepção NÃO ver o prontuário clínico?
Boa resposta: sim, por perfil, e o dono configura. Resposta ruim: "todo mundo vê tudo, mas é gente de confiança". Confiança não é controle de acesso — e no dia em que alguém sai da equipe, a diferença aparece.
2. Esconder o botão é a única trava, ou o servidor também recusa?
Essa é a pergunta que separa segurança de aparência. Muito sistema esconde o menu para quem não tem permissão e deixa a função aberta para quem chamar direto. Boa resposta: a permissão é conferida no servidor, em toda ação sensível — não só na tela.
3. Tem verificação em duas etapas? É obrigatória para quem mexe em prontuário?
Senha vaza. Senha reaproveitada de outro site vaza sem você saber. A segunda etapa é o que sobra quando a primeira falha. Boa resposta: existe, é fácil de ligar, e a sessão de quem tem 2FA e não digitou o código não consegue ler o banco.
Guarda: onde o dado mora
4. Onde ficam as fotos e as radiografias — e elas exigem login?
Este é o furo clássico. O prontuário está protegido e a imagem está num link público que qualquer um com o endereço abre. Boa resposta: o arquivo só é servido para quem está logado E pertence àquela clínica.
5. A minha clínica consegue ver dado de outra clínica?
Pergunta simples, resposta reveladora. Em sistema multiclínica, a separação precisa ser garantida pelo banco de dados, e não pelo cuidado de quem escreveu cada consulta. Boa resposta: existe isolamento no banco, e existe um teste automático que TENTA invadir uma clínica com a outra a cada nova versão.
6. Tem backup? Quando foi a última vez que vocês RESTAURARAM um?
Todo mundo tem backup. Quase ninguém testou restaurar. Backup que nunca foi restaurado é uma hipótese, não uma cópia. Boa resposta: existe rotina, e existe registro de um teste de restauração recente.
7. Consigo exportar tudo e sair?
É direito seu e do paciente, e é também o melhor teste de caráter de um fornecedor. Boa resposta: existe exportação completa, em formato legível, sem taxa de resgate e sem precisar abrir chamado três vezes.
Rastro: o que dá para provar depois
8. Existe trilha de auditoria? Ela registra também quem EXPORTOU?
Trilha que registra só edição não investiga o caso mais comum: alguém baixou a lista de pacientes antes de sair. Boa resposta: exclusão, exportação e acesso a dado sensível ficam registrados com quem, quando e o quê.
9. Excluir apaga na hora ou vai para uma lixeira?
Prontuário tem prazo legal de guarda, e clique errado acontece. Boa resposta: exclusão vai para uma lixeira com prazo, dá para restaurar, e o registro é LIDO antes de sumir — uma trilha que só diz "um id sumiu" não investiga nada.
Terceiros: quem mais toca no dado
10. Qual é a lista de suboperadores?
Todo sistema usa terceiros: hospedagem, e-mail, pagamento, IA. Isso é normal. O que não é normal é o fornecedor não conseguir listar. Boa resposta: uma lista escrita, pública, com o que cada um processa e onde.
11. Algum desses processa fora do Brasil? Qual, e para quê?
Cuidado com a resposta bonita demais. "Nenhum dado sai do Brasil" é uma frase que quase nenhum sistema com IA pode dizer com honestidade — e um fornecedor que a diz sem pestanejar ou não sabe, ou está contando com você não perguntar de novo. Boa resposta nomeia o serviço, o que vai nele e por quê.
12. Se vazar, em quanto tempo vocês me avisam?
A comunicação de incidente à autoridade tem prazo curto — três dias úteis, pela Resolução CD/ANPD nº 15/2024 — e quem comunica é a clínica, na condição de controladora. Se o fornecedor demora uma semana para te contar, o seu prazo já passou. Boa resposta: existe um plano escrito de resposta a incidente, com prazo de aviso a você menor que o seu prazo legal.
Como a Resyn responde a essas doze
Seria fácil escrever "sim" doze vezes. Em vez disso: as travas de acesso são conferidas no servidor e não só na tela; o isolamento entre clínicas é garantido no banco e tem um teste automático que tenta invadir uma clínica com a outra antes de cada versão subir; exclusão vai para lixeira com prazo e passa por trilha; imagem e documento só são servidos para quem está logado na clínica dona do arquivo; e a lista de suboperadores é pública na Política de Privacidade, com os que processam fora do Brasil nomeados — incluindo o serviço que transcreve o áudio da evolução.
O que a Resyn não diz é que está tudo resolvido. Segurança de software de saúde é documento vivo, e a lista do que ainda falta existe e é revisada. Um fornecedor que apresenta uma lista de pendências costuma ser mais confiável do que um que apresenta só medalhas.
Prontuário, imagem e permissão no mesmo lugar
Veja como a Resyn separa o que cada pessoa da equipe pode ver, e onde o prontuário do paciente fica guardado.
Ver o prontuário →Perguntas frequentes
A responsabilidade pelo vazamento é do software ou da clínica?+
Perante o paciente e a autoridade, a clínica é a controladora do dado e responde por ele. O fornecedor é operador e responde nos termos do contrato. Na prática isso quer dizer que escolher bem o software é parte da sua obrigação, e não só uma decisão de compra.
Em quanto tempo preciso comunicar um vazamento?+
A comunicação à ANPD tem prazo de três dias úteis, contados do conhecimento do incidente, conforme a Resolução CD/ANPD nº 15/2024. Por isso importa saber em quanto tempo o seu fornecedor avisa você: o relógio dele precisa ser mais curto que o seu.
Preciso ter um encarregado (DPO) na minha clínica?+
A LGPD prevê a indicação de encarregado pelo controlador. Para clínica pequena isso costuma ser uma pessoa da própria equipe, com o contato publicado. A falta de indicação é uma das irregularidades mais citadas em processos sancionatórios.
Guardar prontuário na nuvem é permitido?+
Sim. O que a lei cobra não é o lugar, e sim as medidas: controle de acesso, registro de quem fez o quê, backup e capacidade de responder a um incidente. Prontuário em pasta compartilhada sem controle de acesso costuma ser bem mais arriscado que um sistema na nuvem.